La présente politique explique comment Hanacare SRL traite les données à caractère personnel dans le cadre du logiciel PsyExplorer et du site hanacare.tech. Elle est établie conformément au règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.
1. Qui sommes-nous ?
- Éditeur du logiciel : Hanacare SRL
- Siège : chaussée de Chastre, 11. 5140 Sombreffe. Belgique
- Numéro d’entreprise (BCE) : BE0811577422
- Contact pour toute question relative à vos données : support@hanacare.tech
2. Deux rôles différents selon les données
PsyExplorer est utilisé par des psychologues et d’autres professionnels de la santé mentale (les « Utilisateurs ») pour gérer leurs patients, leurs rendez-vous, leurs tests et leurs bilans. Hanacare intervient donc à deux titres :
- Hanacare est responsable du traitement pour les données des Utilisateurs (création et gestion du compte, facturation, support) et des visiteurs du site hanacare.tech.
- Hanacare est sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD pour les données des patients que l’Utilisateur enregistre dans PsyExplorer. Pour ces données, c’est l’Utilisateur qui est responsable du traitement : il décide quelles données il collecte, dans quel but et pendant combien de temps. Hanacare ne traite ces données que sur ses instructions documentées, dans les conditions prévues par les conditions générales d’utilisation et l’accord de sous-traitance qui les complète.
Si vous êtes patient, adressez en priorité vos questions et vos demandes d’exercice de droits à votre psychologue. Nous l’aiderons à y répondre.
3. Données traitées
Données des Utilisateurs
- Identité et coordonnées professionnelles : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, adresse du ou des cabinets.
- Données de compte : identifiant, mot de passe chiffré, rôle, préférences, paramètres de synchronisation d’agenda.
- Données de facturation : numéro de compte bancaire, coordonnées du client
- Données techniques : journaux de connexion et d’activité (date, heure, adresse IP, actions effectuées), utilisés pour la sécurité et le support.
Données des patients (traitées pour le compte de l’Utilisateur)
- Identité et coordonnées : nom, prénom, date de naissance, sexe, adresse e-mail, téléphone.
- Suivi : rendez-vous, historique des consultations, prises en charge, tâches.
- Données de santé : médicaments, réponses aux tests, questionnaires et bilans, scores calculés, normes de comparaison et conclusions rédigées par l’Utilisateur.
- Données d’utilisation du portail patient : connexions, réponses et communications échangées avec le professionnel.
Les données de santé sont des catégories particulières de données au sens de l’article 9 du RGPD. Elles bénéficient de mesures de protection renforcées (voir le point 8).
Données des visiteurs du site hanacare.tech
- Données transmises via le formulaire de contact : nom, adresse e-mail et contenu du message.
- Données techniques et cookies (voir le point 11).
4. Finalités et bases juridiques
| Finalité | Base juridique (RGPD) |
|---|---|
| Fournir le logiciel, gérer les comptes et assurer le support | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Facturation et obligations comptables | Obligation légale (art. 6.1.c) |
| Sécurité du service, prévention des abus, journalisation | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Réponse aux demandes envoyées via le site | Intérêt légitime (art. 6.1.f) ou mesures précontractuelles (art. 6.1.b) |
| Traitement des données des patients | Déterminée par l’Utilisateur en tant que responsable du traitement, en règle générale la prestation de soins de santé par un professionnel soumis au secret professionnel (art. 9.2.h et 9.3) |
Hanacare n’utilise jamais les données des patients à ses propres fins. Elles ne sont ni vendues, ni louées, ni utilisées à des fins publicitaires ou de profilage commercial.
5. Destinataires et sous-traitants ultérieurs
Les données ne sont accessibles qu’aux personnes qui en ont besoin : l’Utilisateur et les membres de son équipe qu’il autorise, le patient pour ses propres données via le portail patient, et le personnel habilité de Hanacare, uniquement pour le support ou la maintenance et dans la limite nécessaire.
Hanacare fait appel aux sous-traitants ultérieurs suivants :
- Hébergement de l’application et des données : PlanetHoster, FRANCE.
- Envoi des e-mails transactionnels (invitations, rappels de rendez-vous, liens de passation) : PlanetHoster, FRANCE.
- Synchronisation d’agenda : Google (Google Agenda), uniquement si l’Utilisateur active cette fonction depuis son propre compte Google.
Chaque sous-traitant ultérieur est lié par des obligations de confidentialité et de sécurité équivalentes à celles de Hanacare. L’Utilisateur est informé de tout ajout ou remplacement de sous-traitant ultérieur et peut s’y opposer.
6. Transferts hors de l’Union européenne
Hanacare privilégie un hébergement des données dans l’Union européenne. Si un transfert hors de l’Espace économique européen a lieu, par exemple lorsque l’Utilisateur active la synchronisation avec Google Agenda, il est encadré par une décision d’adéquation de la Commission européenne ou par des clauses contractuelles types, conformément aux articles 44 à 49 du RGPD.
7. Durée de conservation
- Données de compte des Utilisateurs : pendant toute la durée du contrat, puis un mois pour permettre l’export des données, sauf obligation légale de conservation plus longue.
- Données comptables et de facturation : 7 ans, conformément au droit comptable belge.
- Données des patients : pendant la durée fixée par l’Utilisateur, qui doit respecter ses obligations déontologiques et légales de conservation du dossier patient. À la fin du contrat, les données sont restituées à l’Utilisateur dans un format exploitable, puis supprimées dans un délai de un mois, sauvegardes comprises dans un délai de un mois.
- Journaux techniques : 3 mois.
- Messages envoyés via le site : le temps nécessaire pour y répondre, et au maximum 12 mois.
8. Sécurité
Hanacare met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des données de santé, notamment :
- le chiffrement des échanges (HTTPS/TLS) et le stockage des mots de passe sous forme hachée ;
- un contrôle des accès par rôles, chaque Utilisateur n’accédant qu’aux données de ses propres patients ;
- un journal des actions effectuées dans le logiciel ;
- des sauvegardes régulières et des procédures de restauration testées ;
- des mises à jour de sécurité régulières et la limitation des accès administrateurs ;
En cas de violation de données à caractère personnel, Hanacare informe l’Utilisateur concerné dans les meilleurs délais. L’Utilisateur peut ainsi, s’il y a lieu, notifier l’Autorité de protection des données dans les 72 heures et informer les patients concernés (articles 33 et 34 du RGPD).
9. Vos droits
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :
- le droit d’accès à vos données et d’en obtenir une copie ;
- le droit de rectification des données inexactes ;
- le droit à l’effacement, dans les limites des obligations légales de conservation ;
- le droit à la limitation du traitement ;
- le droit à la portabilité des données ;
- le droit d’opposition à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
- le droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci.
Utilisateurs et visiteurs : écrivez à support@hanacare.tech. Nous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes.
Patients : adressez votre demande à votre psychologue, responsable du traitement de vos données. Si vous nous contactez directement, nous transmettrons votre demande à votre psychologue sans délai.
10. Prise de décision automatisée
PsyExplorer calcule automatiquement des scores, des percentiles et des indicateurs à partir des réponses aux tests et aux questionnaires. Ces résultats sont des aides au travail clinique : ils sont toujours interprétés par le professionnel, et aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative le patient n’est prise sur la seule base d’un traitement automatisé.
11. Cookies
Le logiciel PsyExplorer utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement : session, authentification et sécurité. Ils ne nécessitent pas de consentement.
12. Modifications
Hanacare peut adapter la présente politique, notamment en cas d’évolution du logiciel ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page. Les Utilisateurs sont informés de toute modification importante par e-mail ou dans le logiciel.