1. Objet

Les présentes conditions générales d’utilisation (« CGU ») régissent l’accès au logiciel PsyExplorer et son utilisation. Le logiciel est édité par Hanacare SRL, dont le siège est situé chaussée de Chastre 11 à 5140 Sombreffe, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro BE0811577422.

2. Définitions

  • Logiciel : l’application en ligne PsyExplorer, y compris le portail patient, ses mises à jour et sa documentation.
  • Utilisateur : le professionnel de la santé mentale, ou la structure qui l’emploie, qui a ouvert un compte, ainsi que les membres de son équipe qu’il autorise.
  • Patient : la personne suivie par un Utilisateur dont les données sont enregistrées dans le Logiciel et qui peut, le cas échéant, accéder au portail patient.
  • Données patients : toutes les données relatives aux Patients enregistrées dans le Logiciel.

3. Acceptation des CGU

La création d’un compte et l’utilisation du Logiciel impliquent l’acceptation pleine et entière des présentes CGU et de la Politique de confidentialité. Le Logiciel est destiné à un usage professionnel. Les présentes CGU s’appliquent donc entre professionnels.

4. Accès au Logiciel et compte

  • L’accès est réservé aux professionnels habilités à exercer en santé mentale et aux membres de leur équipe placés sous leur responsabilité.
  • L’Utilisateur fournit des informations exactes lors de son inscription et les tient à jour.
  • Les identifiants sont personnels et confidentiels. L’Utilisateur est responsable de toute utilisation de son compte. Il informe Hanacare sans délai de toute utilisation non autorisée ou de toute perte de ses identifiants.
  • L’Utilisateur attribue les droits d’accès des membres de son équipe et veille à ce qu’ils respectent les présentes CGU.

5. Description du service

Selon la formule souscrite, PsyExplorer permet notamment :

  • de gérer les patients : fiche, historique, prises en charge, médicaments ;
  • de gérer l’agenda : rendez-vous, synchronisation avec Google Agenda, rappels aux patients ;
  • de faire passer des tests standardisés, des questionnaires et des bilans, au cabinet, sur tablette ou à distance par e-mail ;
  • de calculer automatiquement les scores et de les comparer aux normes intégrées ;
  • de donner aux patients un accès au portail patient (rendez-vous, résultats, communications) ;
  • de consulter des statistiques d’activité.

Hanacare peut faire évoluer les fonctionnalités du Logiciel, notamment pour l’améliorer ou l’adapter à la réglementation, sans réduire de manière substantielle les fonctions essentielles de la formule souscrite.

6. Usage clinique et responsabilité professionnelle

  • PsyExplorer est un outil d’aide au travail du professionnel. Les scores, les percentiles, les bandes interprétatives et les conclusions proposées sont indicatifs. Ils ne remplacent ni le jugement clinique, ni l’entretien, ni l’interprétation par l’Utilisateur, qui reste seul responsable de ses diagnostics, de ses conclusions et de ses décisions de prise en charge.
  • L’Utilisateur vérifie que les tests et les normes utilisés conviennent au patient : âge, langue, contexte et conditions de passation.
  • PsyExplorer n’est pas un service d’urgence. Les signaux d’alerte affichés par certains questionnaires, par exemple en cas d’idées suicidaires, ne garantissent pas une détection ni une intervention en temps réel. L’Utilisateur organise lui-même le suivi des réponses de ses patients, en particulier pour les passations à distance, et informe ses patients des numéros d’urgence à contacter.

7. Tests et contenus protégés

Certains tests intégrés sont des instruments publiés par des auteurs ou des éditeurs tiers. Hanacare les intègre dans le cadre des licences ou autorisations obtenues. Lorsqu’un test requiert une licence d’utilisation, une formation ou une qualification particulière, l’utilisateur s’engage à la détenir. Les contenus des tests ne peuvent être ni extraits, ni reproduits, ni diffusés en dehors du logiciel.

8. Obligations de l’Utilisateur

L’Utilisateur s’engage à :

  • respecter le secret professionnel, son code de déontologie et la législation applicable, notamment la loi du 22 août 2002 relative aux droits du patient ;
  • informer ses Patients du traitement de leurs données et disposer d’une base juridique valable pour chaque traitement ;
  • n’enregistrer que les données nécessaires à la prise en charge ;
  • ne pas utiliser le Logiciel à des fins illicites, ne pas tenter d’accéder aux données d’autres Utilisateurs et ne pas perturber le fonctionnement du service ;
  • protéger les appareils depuis lesquels il accède au Logiciel : verrouillage, mises à jour, réseau de confiance.

9. Protection des données

Pour les Données patients, l’Utilisateur est responsable du traitement et Hanacare agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Hanacare s’engage notamment à :

  • ne traiter les Données patients que sur instruction documentée de l’Utilisateur et pour fournir le service ;
  • garantir la confidentialité des données et soumettre à une obligation de confidentialité les personnes habilitées à y accéder ;
  • mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées ;
  • n’avoir recours à des sous-traitants ultérieurs qu’aux conditions décrites dans la Politique de confidentialité ;
  • aider l’Utilisateur à répondre aux demandes d’exercice de droits des Patients et à respecter ses obligations en matière de sécurité, de notification des violations et d’analyse d’impact ;
  • notifier à l’Utilisateur toute violation de données dans les meilleurs délais ;
  • à la fin du contrat, restituer les Données patients puis les supprimer, selon les modalités de l’article 13 ;
  • mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations et permettre des audits raisonnables.

Les détails figurent dans la Politique de confidentialité

10. Disponibilité, maintenance et support

  • Hanacare met tout en œuvre pour assurer l’accès au Logiciel 24 h/24 et 7 j/7. Cet engagement est une obligation de moyens.
  • Des interruptions peuvent avoir lieu pour maintenance. Dans la mesure du possible, elles sont annoncées à l’avance et programmées en dehors des heures de consultation habituelles.
  • Le support est accessible à support@hanacare.tech.
  • Les données sont sauvegardées régulièrement. L’Utilisateur peut à tout moment exporter les données de ses patients

11. Propriété intellectuelle

Le Logiciel, son code, son interface, ses marques et sa documentation sont et restent la propriété de Hanacare ou de ses concédants. L’Utilisateur bénéficie d’un droit d’utilisation personnel, non exclusif et non transférable, pour la durée de son abonnement. Il ne peut ni copier, ni modifier, ni décompiler, ni revendre le Logiciel.

Les Données patients et les contenus rédigés par l’Utilisateur restent sa propriété.

12. Conditions financières

A VENIR

13. Durée, résiliation et restitution des données

  • L’abonnement est conclu pour une durée de un mois et se renouvelle tacitement, sauf résiliation par l’une des parties moyennant un préavis de un mois.
  • En cas de manquement grave de l’Utilisateur aux présentes CGU, Hanacare peut suspendre ou résilier son accès, après une mise en demeure restée sans effet pendant un mois, ou immédiatement si la sécurité du service ou des données l’exige.
  • À la fin du contrat, l’Utilisateur dispose de un mois pour exporter ses données. Passé ce délai, les données sont définitivement supprimées, sauvegardes comprises dans un délai de un mois. Elles ne sont conservées au-delà que si la loi l’impose.

14. Responsabilité

  • Hanacare est tenue d’une obligation de moyens. Elle n’est pas responsable de l’usage clinique que l’Utilisateur fait du Logiciel et de ses résultats, ni des dommages résultant d’une utilisation non conforme aux présentes CGU, d’une défaillance du matériel ou de la connexion de l’Utilisateur, ou d’un cas de force majeure.
  • Sauf faute intentionnelle ou faute lourde, la responsabilité de Hanacare est limitée aux dommages directs et plafonnée au montant payé par l’Utilisateur au cours des douze mois précédant le fait générateur.
  • Ces limitations ne s’appliquent pas aux manquements de Hanacare à ses obligations de sous-traitant au titre du RGPD, au-delà de ce que la loi permet.

15. Modification des CGU

Hanacare peut modifier les présentes CGU. Les Utilisateurs sont informés de toute modification importante au moins [DÉLAI, p. ex. 30 jours] avant son entrée en vigueur. L’Utilisateur qui refuse les nouvelles conditions peut résilier son abonnement avant cette date.

16. Droit applicable et litiges

Les présentes CGU sont soumises au droit belge. En cas de litige, les parties recherchent d’abord une solution amiable. À défaut, les juridictions de l’arrondissement judiciaire de Namur sont seules compétentes.

17. Contact

Pour toute question relative aux présentes CGU : support@hanacare.tech